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Controles administrativos

Controles administrativos

Estes controles variam de acordo com a área de atuação da empresa, mas são bastante importantes para a gestão financeira da empresa e podem fazer diferença na hora em que a empresa decidir tomar dinheiro emprestado.

Controles das Vendas Realizadas

O objetivo deste relatório é informar o volume diário das vendas realizadas, os custos das mercadorias vendidas, o lucro bruto e a margem de contribuição de cada produto.

Este controle deve ser diário, totalizando os valores diariamente assim como no final do período de um mês.

Data Descrição dos produtos Valor da venda Custo Lucro bruto Margem %
           
02/01 Camisa modelo A 30,00 15,00 15,00 50,00
02/01 Camisa modelo B 100,00 62,00 38,00 38,00
Total do dia   130,00 77,00 53,00 40,70
03/01 Calça jeans modelo A 85,00 45,00 40,00 47,00
03/01 Calça jeans Modelo B 150,00 75,00 75,00 50,00
Total do dia   235,00 120,00 115,00 48,90
... ... ... ... ... ...
30/01 Calça social modelo A 100,00 65,00 35,00 35,00
30/01 Calça social modelo B 180,00 95,00 85,00 47,00
Total do dia   280,00 160,00 120,00 42,80
Total do mês   19.350,00 10.710,00 8.640,00 44,60

Importante:

Controle de compras

Pode ter por base a estrutura do controle de vendas, permite controlar o volume diário das compras realizadas, o custo de aquisição, prazo médio de compras de cada produto, etc.

Este controle além de permitir uma distribuição melhor das compras, possibilita a reposição adequada dos estoques conforme a disponibilidade de caixa, garantindo maior eficácia e economia nas ações empresariais.

Controle dos Estoques

A partir de um eficaz controle de vendas e de um bom controle de compras, é possível elaborar o controle de estoques, onde o empresário tenha uma noção exata da quantidade disponível de matéria-prima e mercadoria e quanto esta quantidade significa em valores monetários.

O objetivo do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é cara, um estoque muito alto significa dinheiro parado, por isso este planejamento é fundamental, e tem reflexos para a gestão do caixa da empresa.

Para planejar o estoque é preciso considerar a entrega do fornecedor, validade do produto, demanda, entre outros fatores. Esse levantamento irá determinar o que e por quanto tempo deve permanecer em estoque, o período de reposição e o grau de prioridade de cada item.

A gestão dos estoques faz parte de uma administração inteligente, e deve ser realizado rigorosamente, com exatidão e qualidade nas informações.

Controle de Caixa

É o controle mais conhecido, pois é realizado de forma simples, registrando as entradas (dinheiro e cheques) e as saídas (pagamentos, despesas, vales, etc.) sendo o resultado, que é a subtração das entradas e saídas, transferido para o dia seguinte.

Items Dia 1 Dia 2 Dia... Dia 31 Total
1 Saldo inicial 2.000,00 1.950,00 1.450,00 1.040,00  
2 Entradas
2.1 Venda a vista 1.500,00 1.200,00 1.650,00 1.050,00 5.400,00
2.2 Venda a prazo 850,00 750,00 950,00 500,00 3.050,00
2.3 Outras entradas 180,00 0,00 350,00 60,00 590,00
Total de entradas 2.530,00 1.950,00 2.950,00 1.610,00 9.040,00
3 Saídas
3.1 Fornecedores 1.800,00 1.400,00 1.780,00 1.100,00 6.080,00
3.2 Despesas 530,00 900,00 320,00 120,00 3.490,00
3.3 Outras saídas 250,00 150,00 320,00 120,00 840,00
Total de saídas 2.580,00 2.450,00 3.360,00 2.020,00 10.410,00
Saldo final (Saldo inicial + Total de entradas - Total de saídas) 1.950,00 1.450,00 1.040,00 630,00  

Importante:

Os lançamentos das movimentações bancárias, de caixa e aplicações bancárias e financeiras devem ser diários. Sem isto, a empresa corre o risco de, no final do mês, não contar com caixa suficiente para cobrir as despesas, sendo necessário obter empréstimos para quitar o seus compromissos ou atrasar os pagamentos e pagar juro.

A partir do controle de caixa o empreendedor pode elaborar um Fluxo de Caixa, que é um controle que permite saber o comportamento das despesas e receitas identificando possibilidades de investimento ou até mesmo períodos de menor disponibilidade de caixa.

Recomendamos que esses controles sejam elaborados diariamente, de forma disciplinada e precisa.

Nada impede que sejam elaborados em planilhas de computador tipo Excel da Microsoft, mas existem aplicativos específicos para isto, desde os mais simples até aqueles voltados para empresas de grande porte.

Um contador ou uma empresa de contabilidade são os mais indicados para orientar os empresários nesta escolha!

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